第一章总则
第一条 学生档案是反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的重要文件，档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了进一步加强我校学生工作的标准化建设，根据上级有关文件精神，结合我校实际,制定本规定。
第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务，为经济建设服务，为人事工作服务的原则，坚持实事求是的工作方针，实行统一管理、严密保管的办法，维护其真实性和完整性。
第三条学校有关职能部门和教学系（部）是学生档案材料的形成部门和管理部门，必须认真贯彻国家相关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第四条校学生处作为学校学生工作职能部门，负责统筹国家计划内招收的各类学生档案的接收、管理和传递工作，学生档案材料的收集、归档和送交等具体工作分别由各相关职能部门和教学系(部)负责。
第五条参与学生档案的收集和管理的部门要认真研究和探讨学生档案管理的经验，使我校学生档案管理更加规范化、制度化、科学化；要在做好纸介质档案管理工作的同时，加强电子管理系统的论证和开发，力争实现学生档案电子化管理。
第二章学生档案的收集
第六条招生工作结束后，校招生部门应当将录取新生档案收集齐全并及时递交学生处。新生入学档案包括：
（1）中学阶段毕业生登记表、学习成绩登记表；
（2）中考或高考报名表、体检表和成绩单；
（3）其它有关材料。
第七条 学生在校期间各相关部门应不断充实档案中以下内容：
（1）学生入学登记表；
（2）军训鉴定表；
（3）新生入学体检表和毕业体检表；
（4）学年鉴定表；
（5）学生在校期间成绩表；
（6）在校期间获得奖励（包括奖学金）、表彰以及惩处决定材料；
（7）在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及证明；
（8）毕业生登记表；
（9）毕业生就业通知书；
（10）在校期间诚信记录方面材料。
（11）意外死亡学生的生平介绍及死亡调查报告；
（12）其他可供组织参考的有保存价值的材料。
以上各项中第（1）、（4）、（6）、（8）、（10）项由校学生处统一印制表格，各教学系（部）负责组织学生采集相关信息并填写表格；第（2）项由军训责任部门收集材料；第（3）项由学校医务部门负责收集相关材料；第（5）、（7）项由学校教学管理部门指导各教学系（部）收集相关资料；第（9）项由学校就业管理部门负责办理。
第八条学生档案材料应每学期收集归档一次，非毕业生档案材料一般在每学期开学后一个月内递交学生处归档，毕业生最后一学期档案材料一般在每年五月份递交学生处归档。
各教学系（部）要根据学生平时表现形成学生学年鉴定，并填写学生学年鉴定表于每年九月份完成交学生处归档。
学生学业成绩经学校教学管理部门确认后，学校教学管理部门应按学期及时向学生处和各教学系(部)转交。
第三章学生档案的管理
第九条 归档程序
（1）新生入校后，由学生处牵头，各系（部）配合，按专业、班级、学号等对新生档案进行审核整理、编号，并以系（部）、专业、班级为单位装入档案柜。
（2）学生在校期间，各系（部）形成的材料由各系（部）按规定时间整理好后交学生处装入学生档案内。学校有关职能部门形成的材料，由各职能部门交学生处装入学生档案。
（3）归档材料必须准确填写学生所在的系（部）、专业、班级、学号，填写时应写出学生学号的全部位数。
（4）各类材料未印制有系（部）、专业、班级、姓名、学号时，应在此材料右上角注明该生所在系、专业、班级、姓名及学号。
第十条 归档的材料，凡规定组织审查盖章的，须有组织盖章，规定同本人见面的（如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
第十一条各类材料必须使用16K或A4纸规格的办公用纸，材料左边应留出2
第十二条档案归档时间
（1）学生在校期间形成的各种奖励材料，在表彰后一个月之内归档。
（2）学生在校期间形成的各种处罚材料，凡学生处直接处理的，由学生处负责归档。系（部）处理的材料，由系(部)按要求交学生处归档（归档时间均为处理完后一月内）。
（3）学生入学登记表、入学体检表、军训鉴定表等材料由相关部门于新生入学后三个月内整理完成交学生处入档。
（4）毕业生登记表、实习鉴定表、毕业生学籍表、就业通知书等由相关部门于学生毕业离校前交学生处归档。
第四章学生档案的借阅
第十三条 学生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。
第十四条因工作需要各系（部）领导、辅导员（班主任）按规定登记后可以借阅本系（部）的学生档案。
第十五条校外其他单位确需调阅学生档案，须持县级以上单位介绍信，经学生处负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。
第十六条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。
第十七条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。
第五章学生档案的转递
第十八条 招生部门应在新生入校前将新生档案转交到学生处，自带档案的学生入校时将档案直接交教学系（部），由教学系（部）收齐后交学生处归档。
第十九条 学生毕业时由学生处牵头进行毕业生档案的整理工作，其中需装入毕业生个人档案的材料封装后移交到学校就业管理部门，由就业管理依据相关规定进行保存或转递；需学校保存的材料移交到学校档案管理部门，由档案管理部门依据有关规定保存和管理。
第二十条学生转学时应由学生处将档案转给转入学校，学生退学或被开除学籍时由学生处将档案转回家庭所在地人事部门。
第二十一条 学生档案必须经严格密封后通过机要交通转递，原则上不准邮寄或交本人自带。
第二十二条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。
第二十三条 转出的学生档案，要认真填写《档案传递通知单》，对转入的学生档案，经校对无误后，要及时将回执签名盖章后退回。
第二十四条学生档案转出后，接转单位和个人应妥善保管，属人为原因造成丢失或损毁的学校不重新制作档案，若遇档案或部分档案材料出现意外情况丢失或者损坏现象需补办的，应由本人写出详细情况和申请，并附就业单位相关证明，经学校学生处负责人同意后可以复印学生在校期间的有关记录材料。
第二十五条 任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第六章监督管理
第二十六条学校有关部门要加强对学生档案材料收集归档等工作的监督和检查，及时解决收集归档中的问题。
第二十七条 学生档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、坚持原则、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好学生档案材料的收集归档等工作。
第二十八条学校各部门要高度重视和支持学生档案管理工作，加大资金投入，加强档案管理工作的软、硬件建设，逐步建立起符合国家标准的档案存放环境，做好防火、防盗、防潮等工作，保证学生档案的安全。
第七章附则
第二十九条本规定自颁发之日起施行。凡与本规定不符的规定一律按本规定执行。
第三十条本规定由学生处负责解释和完善。
（校政文〔2006〕60号）
